Hoe vindt een waarheidsvinding onderzoek plaats?
Door middel van een feitenonderzoek maken wij chronologisch inzichtelijk wat er daadwerkelijk gebeurd is. Het doel van het onderzoek is om op basis van de feiten een chronologische uiteenzetting van het voorval te creëren. Op basis van die uiteenzetting kan uiteindelijk recht worden gedaan aan de verschillende betrokkenen en hun belangen. U kunt hieronder lezen hoe dat in zijn werk gaat.
Het verloop van een onderzoek waarbij waarheidsvinding centraal staat
Hoe een dergelijk onderzoek exact verloopt, is afhankelijk van de reden achter de inzet van het onderzoek. In grote lijnen blijft het te volgen proces echter ongeveer gelijk. Dit hebben we hieronder voor u geschetst zodat u een goed beeld krijgt van deze procedure:
1. Het eerste signaal
Het onderzoek start naar aanleiding van een eerste signaal van bijvoorbeeld (vermoeden van) een integriteitschending. De directie of leidinggevenden doen er dan goed aan om meteen een onafhankelijke partij in te schakelen, welke een onafhankelijk feitenonderzoek kan uitvoeren. Er kan dan direct op een verantwoorde manier worden bekeken of het signaal klopt en of er maatregelen genomen moeten worden om erger te voorkomen.
2. Oriënterend onderzoek
Eerst volgt het oriënterend onderzoek. Hier worden de eerste documenten en bestanden verzameld en vastgelegd. Dit gebeurt achter de schermen. Het signaal dat tot het onderzoek heeft geleid, wordt uitgelopen . Een concrete verslaglegging (audit trail) is hierbij erg belangrijk en vormt de basis voor eventueel te nemen vervolgacties.
3. Voorlopige maatregelen
Het oriënterend onderzoek kan leiden tot het nemen van voorlopige (orde)maatregelen. Denk aan het afsluiten van toegang tot informatie, de inname van tags of het veiligstellen van e-mails.
4. Diepgaand onderzoek
In deze volgende fase gaat het onderzoek de diepte in. Er worden verklaringen afgenomen, documenten verzameld, e-mail ingezien, technisch/forensisch digitaal onderzoek uitgevoerd en uiteindelijk bepaald of de (on)geschreven regels zijn overtreden. Dit alles vindt uiteraard plaats binnen kaders van toepasselijke wet- en regelgeving, beleidsregels en protocollen. De middelen en methoden die worden ingezet zijn logischerwijs afhankelijk van het onderzoeksonderwerp en dienen subsidiair en proportioneel te zijn.
5. Afronding
Wanneer de feiten vastgelegd en geverifieerd zijn, wordt het onderzoek afgerond. Er kunnen dan, op basis van de uitkomsten, door de organisatie maatregelen worden genomen die een eventuele herhaling voorkomen. Ook kan het natuurlijk zijn dat volledige vrijwaring/rehabilitatie van betrokkenen plaatsvindt.
6. Vastleggen
Het gehele proces, alsmede de gebruikte methoden en uiteraard de uitkomsten worden zorgvuldig vastgelegd. Het volledige rapport wordt na de afronding opgeleverd aan de opdrachtgever. Dit kan een geheim, vertrouwelijk of openbaar rapport zijn. Op deze manier kan bij een eventuele juridische procedure gebruik worden gemaakt van een helder naslagwerk waarin de feiten netjes op een rijtje staan.
Contact
